電子報發送後主要有四大數據追蹤指標，亦即發送成功、發送失敗、信件開啟、內文連結點擊，這四大指標可以判斷一個電子報發送任務有無達到行銷目標，並根據不同方式數據分析，可以進階產生許多細節報表。這四項指標發信成功跟失敗（退信）都跟郵件名單有效性有關，電子報名單需經常維護，刪掉都沒開信或已經多次退信名單，特別是企業網域郵件地址，會因人員離職異動而改變，更須勤於維 護。電 子報開啟則是評斷郵件行銷是否成功重要指標，開啟率當然是越高越好，但隨著隱私權看重，蘋果手機於iOS15導入隱私保護，等於會自動開啟郵件，因此反而點擊率才是眞實收信人行為。

提高發送成功率

每個電子郵件地址都代表背後一個潛在或可持續購買客戶，電子報發送數量越大，就越多人看到促銷方案也帶來 越大業績，因此電子報成功發送總數，就是該次行銷任務首要關注數據。電子報發送名單，正式發送成功總數會先扣掉無效名單，這是查無該網域或是郵件地址格式錯誤，剩餘名單才會送入郵件發信機對外發出。發送之後有部分郵件會退信，要再扣掉這些退信，才是眞正發送成功電子報數量。

電子報系統計費是不計入網域錯誤或地址錯誤，這在發送前就刪除，但是退信會列入計費，因為已經實際進行發信動作。郵件地址錯誤像在郵局寄信時，郵局就不收件因此不計費；而退信就像郵差已經實際去送信，才發現查無此人， 因此照樣要收費。

一、刪除無效郵件地址

雖然無效郵件地址電子報系統並不收發送費，但郵件名單資料庫需持續維護，明顯錯誤地址應該要刪除，否則一直認為有十萬筆郵件地址名單，但實際上只有五萬筆正確名單，對行銷成效評估會產生錯誤。郵件地址有兩種錯誤，一種是格式錯誤，另一種是內容錯誤。

（一）格式錯誤

將 john@gmail.com 寫成「john@ gmail.com」，其中出現空白，這就是明顯地址格式錯誤。通常是使用者在塡寫郵件地址時錯誤，而塡寫系統沒有格式檢查就存到資料庫。或是使用者手寫郵件地址，抄寫到資料庫時出錯。這種錯誤人眼不一定容易判斷，特別是名單數量龐大，可透過發送一次電子報，好的電子報系統會自動生成無效名單詳細列表，再將這些格式錯誤郵件從資料庫中刪除。

（二）內容錯誤
將john@gmail.com 寫成「john@gmai.com」，應為gmail但只寫成gmai（缺少字母L），這就屬於內容錯誤。有可能來自使用者輸入錯誤，也有可能是使用者故意寫錯。使用者故意寫錯原因並不少見，因為許多行銷活動要求一定要輸入個資包含郵件地址，以便獲得贈品。使用者未來也不想收到這促銷郵件，就故意塡寫錯誤郵件地址。

這種看起來應該是不小心寫錯郵件地址，電子報系統可以依照常見郵件信箱自動做矯正，但近年來注重個人隱私， 特別是金融機構與歐盟GDPR規範，電子報系統不能自動矯 正，因為收件人本來就不想收到，自動矯正後反而收到，甚至是另一位不相關人收到，已違反了非主動訂閱卻收到郵件相關隱私法規。

（三）兩段式驗證

避免這些無意或有意郵件地址錯誤，正確做法是採用雙重驗證（Double Opt-in）。在線上塡完郵件地址後，系統會自動發出驗證信，需再到該郵件信箱點擊確認，這郵件地址才會存到資料庫。雙重驗證能有效確保該郵件地址為本人所有，且是眞實有效能登入有在使用。

二、刪除退信

（一）自有名單退信

第一種狀況退信名單是來自每次電子報任務發送，不可避免會有退信，例如員工離職郵件地址被關閉。發信完之後會有詳細退信報表包含每則退信郵件地址，可以從這報表查看詳細退信原因，如果郵件地址已經連續許多次寄信都被退信，可以合理推定這信箱已經無效，需要定時淸理這種退信資料庫，可降低退信數，進而提升發信成功率。 電子報名單是動態收集過程，每月會新增許多名單，同樣也會有部分郵件信箱變成無效，應每月查看電子報發送退信報表，持續性刪除確認無效名單。

（二）大數據分析已知退信 《沛盛資訊》所提供電子報發送系統依照雲端客戶發送名單，彙整共同會出現退信名單，形成退信大數據。由於A 品牌廠商所發電子報名單，其中某個郵件信箱已確定發送多次都屬於退信，若B品牌廠商同樣有這郵件地址，不需發送就能事先知道一定會退信，因此每個電子報任務發送前，可選擇是否比對此退信大數據，不發送給已知退信資料庫內名單。

此一退信大數據是時時刻刻動態改變，依照每天不同品牌客戶發送電子報狀態，持續調整退信大數據。此一資料庫中郵件地址加入與刪除有多種演算法判定，以確認為眞實不存在郵件地址，例如郵件地址進入此退信大數據庫六個月， 會再驗證是否持續為退信，若又可以發送成功，則從退信資料庫中刪除。

 

三、為何收不到郵件？

不論是發送大量電子報，或是透過API發送通知信，經常遇到狀況就是收件人沒有收到郵件。若是寄到個人信箱 （Gmail、Yahoo）較容易處理，通常先檢查是否在垃圾信 匣，但若是寄到企業收件人，狀況就比較複雜。

（一）確認收件服務器已收取

不論大量電子報或是單筆API通知信，郵件傳送都是透過SMTP通訊協定，寄件服務器成功寄送郵件，會收到收件 服務器給予確認通知。這些傳輸過程都有紀錄可供查詢，可以從「寄件成功報表」中查看，該筆電子郵件是否在成功寄送資料中。若從報表中無法判斷，可請郵件發送廠商提供SMTP發送過程log以資驗證。 在確認發送成功、失敗之後，再進行以下其它可能性因素檢查。

（二）寄件人發到自己公司被拒收

企業透過電子報系統發信通常都會寄送公司內部相關人員進行確認，此時常見被公司郵件服務器拒收而發送失敗， 這是因為公司內部郵件服務器擋信，不接收外來郵件卻是公司所屬網域。

以公司網域為 example.com 而言，公司網域郵件都透過公司內部郵件服務器發出。但若由電子報系統發信，寄信人為edm@example.com，發送到公司內部員工地址 john.doe@example.com， 公司郵件服務器會阻擋這封郵件，因為外部發到公司內部信箱，不應該有來自公司的網域作為寄件人。

解決方法必須先將該公司網域設定D N S ， 加入SPF／DKIM／DMARC，並請網管將郵件服務器中電子報寄件人設為白名單，讓內部員工可以收到這寄件人郵件。

（三）收件端垃圾信匣或程式阻擋

發送給Gmail、Yahoo等信箱，若郵件發送成功但沒收 到郵件，去查看垃圾信匣很可能就會找到。
但若是發送到公司網域郵箱，在確認該封郵件已經成功發送後，由於企業內部因為資安因素，可能安裝各種防毒、防木馬、垃圾信偵測等，這些程式會在郵件服務器收件後， 攔截郵件不傳送到收件人信箱（Outlook）。這些過濾系統可能會發出系統通知信給收件人，但這通知信又有可能被Outlook放入垃圾信匣，讓收件人未收到。

▲垃圾廣告信郵件隔離報告書。

（四）網♛式企業郵箱

若使用網頁式企業郵件服務系統，如Office 365、 Google Workspace（G Suite）、騰訊企業郵箱等，除了將寄件人設為白名單之外，若仍無法接收，請聯繫這些提供單位技術服務部門，排除拒絕接收自己網域從外部發送進入問題。

由上述說明可見，企業郵件地址由於資安原因，會阻擋從外部郵件系統寄出，但寄件人卻是公司網域。這過程需要企業IT部門共同協助，逐步檢查被哪個環節阻擋。而最 簡單驗證電子報是否有發送成功，就是在發送名單中加入Gmail，若在Gmail可以收到但公司郵件地址無法收到，至少證明電子報系統寄送正確無誤，再來解決公司內無法收到郵件問題。