財務部每月電子對帳單的發送問題

對帳單主要用於B2B的客戶，而財務部門每月需定期從公司內部的各種ERP、進銷存和會計系統，匯出客戶在這月份與我們公司購買了多少產品，並經過與客戶進行核對，對照付款金額和內容無誤之後，才會寄送發票，這就是應收帳款對帳單。

在大規模公司的財務部門是由供應商自行登入到網站確認這個月的帳單，而小規模公司是需要靠財務部門的助理以人工的方式一筆一筆寄送給客戶。如果小企業每月只有幾筆就還能接受，但若需要大量發送的話，人工處理就會耗費大量時間，且容易出錯，因此為了協助他們，〈沛盛資訊〉開發出了自動化系統的對帳單郵件發送功能。

發送名單檔

發送名單檔可透過csv, excel, txt等格式，發送名單欄位必要則為EmailAddress與CommonAttachment。

Email Address為公司地址，要發送的郵件地址要有應對的PDF，將訊息發送到同一個郵件地址。CommonAttachment，一定要出現在發送格式，為帳單系統發送識別關鍵字，不同公司的各自帳單。

假如要寄給同一公司的對帳聯繫人或財務部門主管，這時名單檔就要列出兩行，雖然對賬單的檔名相同，但兩個收件人要有兩個不同的郵件地，因為同一行只能有一筆郵件地址，所以公司若要寄給不同客戶就需個別成立一行。

使用應收帳款對帳單電子郵件發送

首先對帳單必須採用PDF的格式，再將所有對帳單的PDF壓縮成ZIP，僅壓縮PDF檔，不含資料夾(上層目錄夾)，這種方法可以避免遭竄改。

接著開始從OMICard的電子郵件發送頁面，點擊選擇收件者，然後點選上傳檔案，將準備好的名單上傳，寫好主旨和內文之後採用附件檔中的名單對應附件檔，最後點選名單Title含Common Attachment，再加入上傳的PDF檔案就能夠發送。這種方法便利於財務部門能批量準確的寄給客戶，不須用outlook逐一寄出，省力又省時。