產信： 在發信過程，所有郵件系統都會經過『產信』再『發信』這兩個步驟，OMICard系統在產信前會依系統或是使用者的設定先行排除無效名單、重複名單、取消訂閱、黑名單、白名單、已知退信、關鍵字過濾等等名單剔除流程再產信，產完信後即刻送至發信機開始發送（開始SMTP Session）。   發信： 一封郵件在發信最終結果只有兩種結果：成功與失敗，但是可能會經過嘗試發信數次後（1 ~ N次或是發送時間截止）才會決定最終結果，最終發不出去的郵件會被當退信（Hard bounce）處理，但是即使發信成功後，接收方郵件系統仍然可能會依他們的設定條件後續再退信（Soft bounce）。   退信： 退信依過程可分為Hard Bounce （發不出去）及Soft Bounce（發成功再被退回），但是退信原因依據多年經驗可分為近40種（請參閱列表），目前是業界公認最詳細最準確的退信分析，由於可以準確判定退信原因，系統才知道如何準確因應發信，這也是OMICARD發信成功率及發信效率高的原因。   發信過程： 在發信過程會有不同的退信原因，解說如下：例如test@xxx.com

1. 先檢查xxx.com是否存在，若不存在則視為905退信。
2. 嘗試連線至xxx.com，無任何反應則視為910退信。
3. 可連線至xxx.com，但是即刻被對方中斷則可能為911,938,939退信，系統會依狀況決定是否繼續嘗試或是退回。
4. 在後續的SMTP連線過程中（ehlo, mail from, rcpt to, data, . , quit等SMTP Session階段），郵件接收方會依IP、寄件主機設定、寄件人、收件人、主旨、內容等等條件判定而拒絕收信，系統會依狀況繼續嘗試或是即刻退回。
5. 如果最後郵件接收方返回SMTP 250的碼，就視為成功。
6. 以上過程無論最終結果如何OMICARD系統均會將郵件接收方的SMTP返回碼及返回訊息完整記錄下來並分析詳細原因(RETURN CODE, REASON)，以供系統或是管理、客服人員後續處理。

  如前面所提，即使發送成功，接收方郵件仍可依他們的設定值再退回郵件（例如906,908,913等等），因此相同退信碼有可能在不同階段發生。由於郵件資安系統不斷演進，OMICARD為確保發送成功率，系統會定時更新（包含程式碼及退信分析碼），以確保郵件不會被誤判而退回。   有幾大因素亦會影響發信成功率：

1. 發信機DNS設定（A ,MX, SPF, DKIM,DMARC）。
2. 發信機IP。
3. 發信速度。
4. 發信邏輯。
5. 名單的有效率（無效名單低於2%以下）。
6. 寄件人的信箱。
7. 主旨。
8. 內容。
9. 各ESP亦提供大量郵件申請。

  垃圾桶： 還有即使發信成功沒被退回亦可能進垃圾桶，至於進垃圾桶可能原因如下：

1. 寄件人的信箱聲譽。
2. 發信機IP聲譽。
3. 郵件SPF、DKIM、DMARC驗證。
4. 發信速度太快。
5. 郵件主旨。
6. 郵件內容。
7. 接收者『按』這是垃圾信選項：若是一定的數量的郵件接收者『按』這是垃圾信選項，則會導致下次發信成功率。