郵件附件發送(PDF加密、個人化)

無需結合Excel即可大量寄送個人化電子郵件並有追蹤功能,可快速批次寄出加密PDF及客製化附件檔案,建立自動化郵件流程。

解決企業對帳單寄送、公協會捐款收據,以及類似應用。郵件本文與附件PDF依個資加密後大量批次電子郵件寄出。

應用場景
  • B2B 客戶對帳單。
  • 會員會費收據寄送。
  • 公協會,公益團體捐款收據寄送。
  • 各種需批次寄送附件給收件人場景。
  • 郵件透過「沛盛資訊」服務器發出。

模式A. 已有PDF可直接附件寄送

若已將PDF生成(例如財會系統可下載PDF),可將所有需PDF加密內容,連同郵件名單整筆zip壓縮上傳,即可電子郵件寄出,郵件本文並可媒合收件人姓名、公司、金額...等專屬訊息

模式B. 有文件但需轉PDF

使用系統內建樣版修改,或依照要發出之附件PDF內容設計對應html(word/txt),將需要更改之對應欄位,填入個人化參數代碼,並提供名單內容包含寄送郵件地址,以及個人化內容,即可透過系統自動生成加密PDF,並電子郵件寄出。 下載使用範例。

基本功能
附件PDF及本文對應個人化欄位
Word/TXT/HTML自動轉PDF附件及加密。
發送後詳盡報表分析,追蹤已收信、開啟
特色功能
系統提供常見樣版,並可自行修改欄位
可整合進銷存、ERP系統,批次發送
強化資安,保護PDF內容機密不外洩
批次郵件附件發送運作方法

為了讓沒有技術背景的人員都能使用,加密PDF批量郵件發送完全在網頁進行,操作簡便但背後技術卻極為複雜。

若已經有要寄出PDF,將發送email名單以及每封郵件附件PDF加密內容,製作成excel或csv檔案,依照操作流程即可即送。若沒有已生成,則可先設計好PDF附件內容,並預先留下要媒合置換欄位,即可加密PDF為附件寄出。

進階功能,則可串接所使用進銷存、財會系統或ERP,自動每月定期批次產生個別PDF加密並直接發出。發送時均可設定預覽、簽核批准、抽樣審查以及媒合每封信之公司名稱、收信人稱呼等。

加密PDF郵件發送 適合客戶群
企業不論規模大小,或是公益團體、協會,都會有許多應用場景,需附件PDF加密後,大量電子郵件寄出。若沒有進行系統介接自動郵件發送,要每筆郵件用Outlook與人工PDF加密寄出,緩慢且容易出錯。透過「沛盛資訊」自動PDF加密發送,可採用手動上傳或每月定期自動批次作業,快速且正確發送。
目前人工作業 
採用人工加密PDF,再Outlook發送錯誤率大。
即使PDF加密郵件Outlook能發送,但無法知道收信人是否開啟、點擊。
想改善現有PDF加密郵件生成與發送作法,整合在既有進銷存系統,或單獨系統供使用與查詢。
使用簡易系統

自行用串接程式逐一發送,不穩定經常出錯,反而造成機密個資外洩。

請廠商寫客製程式,但稍有修改又要花錢,且曠日費時,延誤重要發送時程。

即使由系統自動產生加密PDF並發送,但透過公司內部郵件服務器,時常發送失敗或發不完。