OMICard系統發信與退信流程說明

產信:

在發信過程,所有郵件系統都會經過『產信』再『發信』這兩個步驟,OMICard系統在產信前會依系統或是使用者的設定先行排除無效名單、重複名單、取消訂閱、黑名單、白名單、已知退信、關鍵字過濾等等名單剔除流程再產信,產完信後即刻送至發信機開始發送(開始SMTP Session)。

 

發信:

一封郵件在發信最終結果只有兩種結果:成功與失敗,但是可能會經過嘗試發信數次後(1 ~ N次或是發送時間截止)才會決定最終結果,最終發不出去的郵件會被當退信(Hard bounce)處理,但是即使發信成功後,接收方郵件系統仍然可能會依他們的設定條件後續再退信(Soft bounce)。

 

退信:

退信依過程可分為Hard Bounce (發不出去)及Soft Bounce(發成功再被退回),但是退信原因依據多年經驗可分為近40種(請參閱列表),目前是業界公認最詳細最準確的退信分析,由於可以準確判定退信原因,系統才知道如何準確因應發信,這也是OMICARD發信成功率及發信效率高的原因。

 

發信過程:

在發信過程會有不同的退信原因,解說如下:例如test@xxx.com

  1. 先檢查xxx.com是否存在,若不存在則視為905退信。
  2. 嘗試連線至xxx.com,無任何反應則視為910退信。
  3. 可連線至xxx.com,但是即刻被對方中斷則可能為911,938,939退信,系統會依狀況決定是否繼續嘗試或是退回。
  4. 在後續的SMTP連線過程中(ehlo, mail from, rcpt to, data, . , quit等SMTP Session階段),郵件接收方會依IP、寄件主機設定、寄件人、收件人、主旨、內容等等條件判定而拒絕收信,系統會依狀況繼續嘗試或是即刻退回。
  5. 如果最後郵件接收方返回SMTP 250的碼,就視為成功。
  6. 以上過程無論最終結果如何OMICARD系統均會將郵件接收方的SMTP返回碼及返回訊息完整記錄下來並分析詳細原因(RETURN CODE, REASON),以供系統或是管理、客服人員後續處理。

 

如前面所提,即使發送成功,接收方郵件仍可依他們的設定值再退回郵件(例如906,908,913等等),因此相同退信碼有可能在不同階段發生。由於郵件資安系統不斷演進,OMICARD為確保發送成功率,系統會定時更新(包含程式碼及退信分析碼),以確保郵件不會被誤判而退回。

 

有幾大因素亦會影響發信成功率:

  1. 發信機DNS設定(A ,MX, SPF, DKIM,DMARC)。
  2. 發信機IP。
  3. 發信速度。
  4. 發信邏輯。
  5. 名單的有效率(無效名單低於2%以下)。
  6. 寄件人的信箱。
  7. 主旨。
  8. 內容。
  9. 各ESP亦提供大量郵件申請。

 

垃圾桶:

還有即使發信成功沒被退回亦可能進垃圾桶,至於進垃圾桶可能原因如下:

  1. 寄件人的信箱聲譽。
  2. 發信機IP聲譽。
  3. 郵件SPF、DKIM、DMARC驗證。
  4. 發信速度太快。
  5. 郵件主旨。
  6. 郵件內容。
  7. 接收者『按』這是垃圾信選項:若是一定的數量的郵件接收者『按』這是垃圾信選項,則會導致下次發信成功率。