購物網站認證信與電子報發送需分開規劃

對具有基礎電子郵件管理的MIS工程師都知道,郵件是不能濫發,因為國際上有許多組織,會監督濫發垃圾郵件行為,一經逮到就會列入黑名單,要透過很麻煩的澄清過程,才能夠還回此一發送IP的清白。

電商的購物信發送

對一個大型的電商網站來說,負責的M IT S主管或工程師,他必須管理兩種不同形式的電子郵件。第一個是購買商品相關郵件發送,例如新客戶的註冊認證信、密碼更換通知信、客戶購買的確認信、客戶購買清單的通知信、運送過程通知信、或帳單通知信等等。這些是屬於電商客戶跟購買相關的行為,在這個過程中所產生交換的電子郵件,如果這個電子郵件的發送不順利,就會像我有一次在國外的一個網站上購買產品,那天是促銷的最後一天,我在晚上快12點鐘下單,買完之後到了隔天早上,足足有七個多小時我才收到它的郵件確認,害我在過程當中一直擔心是否有成功訂購,因為信用卡已經來了刷卡紀錄簡訊通知。

對大型電商系統而言,例如國內的PC Home這種等級的大型電商系統,裡面所處理的客戶購買相關email數量非常龐大,在短時間之內要發給許多的客戶,它的發送形式,由於不是一般公司內部普通對談式郵件的有限發送,這些客戶訂單是短時間的大量郵件,且是長時間大量發送不同郵件給不同客戶,這行為違反了一般正常郵件的發送習慣,因此國際反垃圾郵件組織,很可能視為是正在發送垃圾信。

對於主要的收信方,例如Google、Yahoo等這些熱門的免費郵件信箱,它們就會察覺這一個購物電商的郵件發送IP,長期的發送大量的郵件過來,這行為就像是一個發送垃圾郵件的行為,因此一不小心,就有可能被列入黑名單。

即使沒有被列入黑名單,購物電商網站還有另外一個問題,就是由於生意太好,譬如說年節的一個大促銷,客戶蜂擁而上,網站雖然為了檔期,就事先已經做了頻寬的增加處理。但是郵件的發送卻不是容易的事,要短時間之內發送大量的郵件,如果沒有事先做過妥善的安排,很可能發生的事情,就是購物車的訂購成功了,但是訂購單卻一直發不出來,就如同我前面提到的,隔了七小時才發出來。這是客戶無法接受的事情,如果不處理好狀況,很可能客戶就不再這一個電商網站下單了。

電商的電子報發送

負責電商網站的IT部門,還有一個電子郵件麻煩的事情要負責,那就是發送促銷EDM給客戶。對電商來說,要通知客戶一個促銷檔期有幾種方法,例如在臉書做廣告,透過Google廣告做宣傳,這些都是要花成本,而且不一定有效。現在已經被證實,總體而言成效最好價格又最低的方法,就是發送促銷EDM ,直接到客戶的電子郵箱裡面,客戶有沒有打開郵件,這就跟這檔促銷的業績成正相關。打開的比例越多,業績生意越好,如果這個促銷EDM對開啟率不高,那麼業績就會變差。

對大型的電商業者,它要發出去的EDM數量也相當驚人,以台灣的經驗來說,主流的大型電商例如森森百貨,他2015年止累積會員數達367萬,因此每次要發出的EDM也會超過300萬,這絕對不是一個普通的郵件系統能夠應付,一定是要透過關專門的電子郵件EDM發送系統才能夠處理。

傳統MIS如何面對電商郵件發送

對於大型電商網站,負責的MIS部門首先要處理電商訂購這邊的郵件,畢竟客戶已經要購買了,這最重要。另外還要處理廣告EDM的發送。兩個事情其實都直接連接到相同地方,就是要有辦法能夠把這些電子郵件有效率發送出去。

傳統上的辦法,是在公司內部架設郵件服務器,聘請懂得操作的MIS工程師,並購買相對的郵件大量發送專用軟體,與設定所對應的頻寬,並且需要一定數量的IP ,透過不同的IP輪流發送,才不會造成發信的IT變成黑名單。

這樣的成本其實非常昂貴,硬體成本還好,因為現在硬體便宜,但是光在硬體上的成本,若要做好load balance跟備援機制處理,硬體加作業系統、資料庫授權恐怕就要買到兩百萬台幣。另外再加上頻寬,以及負責維護的工程師,每年加一加,光是要負責維護電子郵件正常發送,可能就花超過台幣一千萬。

但是花錢有時候並不一定能夠解決問題,對業務部門來說,一檔促銷很成功他們非常的快樂,但是對於IT部門來說卻可能帶來一場災難,原先所準備的頻寬不夠用,原先的IP數量不夠用,造成某些IT變成黑名單,因此發送的量要靠其它的IT來進行,整個系統就變得又更緩慢了。所以越大型的電商系統,它所花費在處理電子郵件能否正常發送,有時候已經變成不是用錢能夠解決,是一個管理上的問題。

大型架站電商面臨的問題

沛盛資訊公司目前跟國內大型的電商建站公司進行合作,這一個知名的電子商務架站公司,裡面有無數多知名的電商平台在上面,它的難度又超過原本只是一家電商網站,因為裡面每一個電商的域名都不一樣,但是大家想做的檔期都很接近,幾乎是在同一個時間裡面,譬如說中秋節來做促銷。

原本它們在公司的郵件系統會透過不同的域名發送大量的郵件,但常造成黑名單。於是最後就變成電商的在架站宣傳做得很好,但是每當要做促銷的時候,不但購買認證信發不出,甚至新客戶的註冊信,通通都收不到,簡直是一場巨大無比的災難。

沛盛資訊的做法

沛盛資訊公司是國內最大發送電子郵件EDM的公司,我們來自矽谷的獨門推播技術,可以在1小時之內發送超過五百萬封郵件,這樣的發現速度絕對是世界級的等級,要發送信件給全台灣的郵件信箱,譬如說一千萬個郵件信箱,也只要兩小時就全部做完。那為何我們系統要做得這麼快呢?因為很多我們沛盛資訊的客戶都是世界級的客戶,不只要發給台灣還要對外發給全世界的客戶,因此它發送數量極高,也只有沛盛這種高速的能力才能夠滿足。

解決前面提到的電商開店時所遇到註冊郵件認證、商品訂購等這類型的信件,以及發送EDM的信件。對於一個電商公司來講,這兩份的郵件要分開成不同的群組用不同的服務器跟IP來發送,才不會造成一邊的行為干擾到另外一邊的運作。以前面沛盛資訊跟著台灣大型的電商架站公司合作案例來看,由於沛盛本身就具有大量發送郵件的能力,我們的頻寬足夠,我們的IP數量也足夠。因此透過我們的系統來做發送,我們可以分配電商做客戶端的購物,有專用的IP以及頻寬,確保購物認證信都不會丟失,而且可以即時發出。另一方面我們切割出足夠使用的頻寬跟IP,給發送EDM的部分來使用,確保即使一天之內發送數百萬方的EDM,而且是來自不同的域名,都能夠順利送達他們的目的地。

透過沛盛來進行上述這樣的電商系統郵件方案,相較於傳統電商公司自己從架設硬體到軟體,從頻寬、IP的設定,到黑名單的防範,沛盛資訊由於聚集了專業的工程師,專精在電子郵件領域,而且由於服務台灣廣大的客戶群,因此在經驗上以及頻寬、IP數量級等,都比電商公司自己管理具有更高的效率。

把專業的事情交給專業進行,大量電子郵件發送,沛盛資訊就是專業。

從私雲到公私混合雲的EDM發送規劃

對於大型企業來說,如果會員人數龐大,例如一天電子報發送量達到百萬以上,通常就會考慮以自建私有雲的方式來做發送。這是購買沛盛資訊的OMICard EDM發送系統,安裝在公司自有的服務器,由公司的資訊人員負責管理做技術上的維護,再提供行銷部門做EDM郵件發送。

由於沛盛資訊掌握著大型郵件發送技術,因此我們有許多協助企業客戶建立私有雲的經驗。但隨著互聯網技術的演進,透過雲端來提供服務,已經是普遍可以被接受的方法。企業會繼續自建私有雲的架構,多半是來自資訊安全的考量,但是由於私有云的建設費用龐大,以及公有雲的資安技術日漸提高,越來越多的沛盛資訊客戶,採用介在中間的公私混合雲方式,來做大量EDM的發送。

私有雲成本

對於企業來說,一開始採用私有雲的架構,而不是透過沛盛資訊的公有雲來發送,主要就是想節省經費。因為公有雲的電子報發送是以每封來計費,如果發送量很大那麼費用就非常可觀。反之如果使用私有雲的方式,整個系統建置完成之後,想要發多少封EDM就可以發多少封。

但是私有雲的建設成本一點也不低,先撇開沛盛資訊的OMICard軟體購買成本不談,首先就是購買伺服器的硬體成本,而一台伺服器的成本攤提約為五年,五年之後基本上也不堪用,需要重新更換設備。除了硬體設備之外,伺服器裡面還需裝設微軟的作業系統,一般都是安裝服務器作業系統,而不是普通電腦像是Win10等作業系統。

有的硬體有了作業系統,接下來就是資料庫了。可以選擇的安裝的資料庫種類非常多,從Oracle、微軟SQL Server到免費的MySQL都可以,以大型公司而言一般都不會採用免費的資料庫,因為後續可能多出更多維護上的需求。因此多半會採用商業化的資料庫,常見為微軟的SQL Server。

沛盛資訊的OMICard、微軟服務器作業系統,再加上資料庫,軟體的設備就差不多了,接下來就要進行一段系統的安裝跟調教,也要花一段時間才能做完。

頻寬與工程師費用

以上的這些軟體跟硬體的費用,要看硬體的效能來決定是一台機器還是兩台機器,另外還要看公司的需求,來決定是否還要有備援的設備,防止機器如果出問題的時候,電子報發送不會受到影響。

接下來便是頻寬的建置了,既然是要發送大量的電子報,對外的頻寬便不能少。雖然隨著時代的演進,頻寬的費用是越來越便宜,但數量一大,仍然是相當可觀的支出。

上述的這些軟體硬體頻寬等支出,其實還不是最貴的,最貴的是要有工程師來負責這些設備的運作,以及往後長期的維護。相較起這些軟硬體設施,工程師人的費用才是最貴。

但其實麻煩的是,有了這些軟體硬體以及工程師,由於發送電子報數量只要很大,就要隨時留意發送IP的信用評價狀況,是否會被列入國際組織的垃圾信黑名單。因此同一個IP不能一直使用,需要有許多不同的IP輪流交替做使用。這是一個動態的流程,需要經常地進行管理。

因此以私有雲的方式進行大量電子報的發送,如果沒有去計算這些全部的費用,一開始可能會覺得交給公有雲的系統做發送費用太高,但是把我們提到的這一些軟體硬體、工程師、頻寬以及維護都加進去,一年差不多要編列300到500萬的預算。

以沛盛資訊的經驗私有雲的建置,如果不是它發送量每天都發送,讓系統的利用率都一直保持在相當高。如果只是每週發一兩次,或是一個月只有幾天的巔峰期,其它的時間都閒置,那麼這種狀況下,它的系統一定沒辦法維護的很好,投注在私有云的軟體、硬體、工程師以及頻寬,這些龐大費用無法做到合理的攤提,並不適合作私有雲架設。

混合雲架構

對於這一些不適合做私有雲的建置,但是對於資訊安全要求又比較高,例如證券金融業的客戶,沛盛資訊另外提供一種混合雲的架構。以這樣子的架構之下,發送EDM仍然透過沛盛公司的公有雲系統做發送,但是在郵件的生成,這是透過原本公司內部系統,發送名單透過加密之後傳送到沛盛資訊做發送,發送客戶的名單完全是保密,沛盛資訊也無從得知究竟是發送郵件給誰。這樣子的公私雲加密方式,它的安全度高,已經獲得了國際級的證券金融大客戶所認可,進而採用沛盛資訊的混合雲作為證券資訊的發送。

建設私有雲的發送,是一件投入的資源相當高,後續的維護費用也很驚人。但是透過沛盛資訊的公司混合雲架構,既可以達到私有雲的安全性,又可以享有公有雲系統的方便性。不虛字型建構所有的軟體、硬體、以及維護工程師等費用。公私混合雲的架構,適合系統發送量較大,正在評估建設私有雲的企業做參考。

評估電子帳單系統的五個關鍵因素

從紙張帳單轉到電子帳單是清晰的未來,銀行、證卷等金融業者,幾乎陸續都導入電子帳單系統。但在評估該選用哪種電子帳單系統,應該有哪些重要的關鍵因素,才能夠建立成功的電子帳單機制。透過來自規劃台灣大型領導銀行電子帳單的經驗,沛盛資訊歸納出五個關鍵的成功因素。

1. 電子帳單發送速度
電子帳單一般都以電子郵件發送方式,傳遞給客戶,因此是否能夠成功發送,是電子帳單系統關鍵因素。這是由於銀行的客戶數量龐大,以台灣大型的銀行,開戶的客戶都是數百萬以上,同一個客戶還有可能開戶不同帳號,例如一個以上銀行帳戶、證卷、基金等等,隨著電子帳單接受度越來越高,很有可能每個月需要寄出的電子帳單,快速的從一百萬、三百萬、五百萬,到高達千萬封以上。
因此銀行在做電子帳單規劃的時候,要往後三到五年的成長規劃,基本上要假設大多數的客戶都會移轉到電子帳單,屆時的電子帳單系統,是否能夠承受這樣的帳單郵件發送數量。電子帳單的發送速度是最基礎的,如果每月要發出五百萬、八百萬封電子帳單,能否順利的在客戶的帳單週期裡面發送完畢,這是電子帳單系統的根本,如果過不了這一關,那其它地方再怎麼努力也是無用。

2. 發送速度不靠硬體加速
在發送速度端的評估,重點在於以正常等級的服務器來做比較,而不能以規格特別好的服務器,例如加入超大的記憶體,跟用超高速等級的SSD。這就像是雖然賽車跑得很快,但一般人出門不會開賽車,因此不能以超高規格的硬體來評估發信的速度。

所以看到廠商提供的發送速度,要去評估說這樣的速度環境,是使用什麼樣的硬體所達到。因為在採購電子帳單系統,在軟體本身已經是一筆巨額的投資,如果說不止帳單系統的投資,還要編列預算採購高規格硬體,才能夠達到發送速度的要求,這就造成了採購上更高的困難。

3. 成功收信秘訣多
電子帳單信件能夠成功發送之後,接下來要評估的就是客戶是否能夠成功收信。其中的關鍵就在於,電子帳單這封電子郵件,是否會被送進垃圾信箱,而不是在收件夾中。這部分技術的困難度,在於如何隨著垃圾信件判定的日益複雜,而能夠依照國際間的垃圾信判定標準,並根據不同的大型郵件商(如Gmail, Yahoo等),它們額外訂出來的垃圾信規範,來做改變。

要發出一封郵件成功並不難,但是電子帳單每次都是大量的郵件在發送,如果在發信端沒有足夠的判斷條件、多發信IP位址、動態重送等多種機制,郵件便很容易發送失敗,或者是進入垃圾箱中。大量郵件的發送已經是一門專業的學問,必須尋找有這方面技術的廠商,才能提供成功收信的服務。以這個條件來說,如果廠商僅能提供電子帳單系統,而無提供大量信件發送的機制,便是不合格的廠商。

4. 帳單模板的產生要簡化
金融業者在開始評估進行電子帳單時,通常想法都很簡單,每個人收到都是同樣格式的帳單,這個基礎假設,很快就會發現不正確。客戶的屬性很多,簡單的如個人客戶、法人客戶,但如果客戶還有購買基金、證卷,就開始產生複雜度了,是該在同一張帳單通知,還是應該發好幾張帳單。因此,不管金融業者一開始多麼樂觀,就實務經驗上,電子帳單的樣式種類之多,絕對超過一開始的規劃。
這就產生了一個嚴重的問題,很多金融業者在規劃時都忽略了。電子帳單的模板該怎麼設計?如果金融業者依照EDM設計的想法,帳單版型也請外包廠商設計,這會陷入一個巨大的成本支出。可能採購部門會先購買價格較低的產品,但後續帳單模板的外包,卻造成更龐大的費用增加。因為,EDM內容不含動態資料,但帳單的內容含有動態資料,因此如果外包廠商都需要寫程式來產生帳單模板,這會變成永無止境的外包鉅額費用。

沛盛資訊面對這問題,採用的是利用動態媒合方式,簡化帳單模板設計。透過簡單的訓練,金融業者自己就可以設計出不同樣式的動態帳單模板,不需要花費巨額的外包客製費用。

5. 帳單的信件產生速度
每個電子帳單都是一個動態產生檔案,信件的產生速度是個巨大的門檻。不要被外表花俏的功能所迷惑,許多電子帳單系統,它設計了各式各樣看似方便的功能,產品在測試的過程都沒問題,也高分過關,但是採購之後,當電子帳單的以幾何數量高速成長,帳單的產信速度立刻成為一個罩門。面對這個慘狀,金融業者求助於原始電子帳單廠商,對方只能兩手一攤,說你的硬體速度不夠快,去加更多的記憶體,用更快速的固態硬碟。但這是治標不治本,產信速度的問題,還是要回到軟體本身的設計裡面去解決。

技術底子出身的沛盛資訊

沛盛資訊向來以技術能力見長,軟體的開發源自於矽谷技術,因此向來是挑戰最困難的技術為公司核心。這樣的技術能力,早期在台灣市場成名,是用在EDM的發送上的OMICard,郵件發送速度硬是比其它廠商高出數十倍,這秘訣沒有別的,就是掌握軟硬體技術的核心。這樣的技術能力,解決了本文的第一點:電子帳單發送速度,第二點:發送速度不靠硬體加速,以及第三點:成功收信秘訣多。

把這樣的核心技術能力,運用在電子帳單上成為OMIBill, 沛盛資訊重新開發出一套Dynamic Html Meta Tag,讓金融業者自己就可以編輯電子帳單模板,這解決了第四點:帳單模板的產生要簡化。由於沛盛的EDM本來就是動態生成的技術,因此也解決了第五點:帳單的信件產生速度。

金融業者在尋找電子帳單方案時,面對廠商提案,眼花撩亂的前端介面固然吸引人,但練外功若不練內功,只是一場空。沛盛資訊沒有複雜多餘的使用者介面,但實實在在的解決電子帳單遇到的難題,這是多年的練內功所造成的本領。

面對各種不同的業者,聲稱它們有電子帳單的解決方案,在評估不同的電子帳單方案時,多去詢問它們核心的關鍵問題,而不是透過簡報跟測試來做評估。正在尋找電子帳單方案的你們,現在知道如何去評估了嗎?