成功發送電子報的七項重要因素

一般來說,能夠成功發報給會員,分為兩部分,第一必需成功發信至收件人的郵件伺服器,不會被收信方郵件主機擋信及退信,接下來郵件伺服器將會把信件派發給收件人信箱,但也有例外的情況,就是"軟退信",郵件伺服主機會將信件收進去,不會馬上退信,甚至於有可能會經過一段時間,郵件伺服器過濾比對完畢後才退回。

至於第一個部分,取決於郵件發信機來源、發信主機的網路環境設定、發送的速度與頻率、郵件是否太大、發信軟體的發信技術(郵件分流機制)..等等。

這些部分只能仰賴公司的MIS部門對郵件通訊技術了解,才能校調出最好的狀況,否則被擋退信的機率就會非常高,在短時間內發送大量的信件,許多公司則採用多台硬體機器,不然就是以超多的IP,IP發爛就一直換,其實好的發信軟體只要根據發信量的多寡,幾台機器就足夠,IP也都不需換。

接下來想跟大家分享,第二部分郵件伺服器已經收下信件,是派發到客戶收件夾?還是垃圾郵件信箱呢?

判斷郵件是否垃圾信的原理:加權計分,當然規則每一間都有所差異,有下列重點:

1.發信機來源
反查來源IP Domain,IP是否一致,檢查是否在垃圾郵件黑名單

2.發送的速度與頻率
也會列入計分考量

3.收件者的篩選條件
收件者設定很嚴格的篩選條件,進入垃圾信箱的機率就比較高,但絕大多數人不會設定這麼多,以防連真正想收的信都收不到。

4.客戶收信後對該信的行為客戶因為想閱讀到該圖,按下"下載圖片",或從垃圾信箱將一封郵件移到收件夾,這些都會提高進收件夾比率。特別一提的,一旦越來越多人按"這是垃圾信" 最後結果,這封信的來源發信機所寄出的郵件就比較容易進垃圾信。

5.信件的主旨及內容

主旨:
有時,主旨下的好,改主旨就可能進入收件夾。
少用特殊符號,重複符號或字眼不要太多,例如:"年終大特賣!!!!!" 或 “免費!免費!絕對免費!"

內容:
EDM內容不要放單一圖片,這樣被判定垃圾信的機率還滿大的,如果真的只有一張圖,建議切成幾格小圖,用HTML的Table標籤去分開。

內文超連結:動態網頁(*.aspx .asp ..等等)+網址又加上帶參數(Querystring: abc.aspx?Name=123),過濾可能會判定成釣魚郵件,較容易進垃圾信,發信軟體可以把連結自動做最佳化技術(OMICard及NewerEDM皆有提供該優化功能)。

6.寄件者:
其中最重要的部分,此為必設項目,因為這將大大影響客戶收到信的成功率,及降低至垃圾信的機率,同時提高客戶閱讀您信件的意願,如果是常態性的發報,更建議用同一組寄件者(寄件人顯示名稱及寄件人信箱),不要經常性更動,客戶收信所看到的顯示,客戶認為你是重要信件,便會加回到收件夾或納入非垃圾郵。

7.回函信箱:
請務必正確設定,用途為客戶閱信後,選取回信時,回信寄送的EmailAddress,目前普遍收信端的郵件伺服器都會以此為判別是否進垃圾信的依據,將大大降低派送到垃圾郵件信箱的機率。

根據以上的說明,大家也能了解到,其實不可能有發報系統軟體可以100%進收件夾,我們只能選擇好的系統,第一階段先能發信到收信端郵件伺服器,再者只能盡量避免被派入垃圾郵件信箱,

如果是群發會員電子報,用單一信箱或幾個信箱來看其實不準確,因為有可能相同發信主機、郵件內容、主旨、寄件者、回函信箱,有的人可能進收件夾,有的則會進入垃圾信箱。

建議還是要看整體的發送客戶閱信狀況(報表)來判斷,最重要還是看後續客戶參與活動及詢問度是否有所提升。

Email收發的攻與防,就好比目前關鍵字行銷,可能由於搜尋規則改變,SEO的專家們,又針對搜尋引擎來找出最佳化的方法,郵件技術的也是不斷再演化,可能突然間Gmail,Yahoo Mail..等等,又改變收信的頻率或規則,這時得靠Email系統專家來強化發信核心,讓行銷人員能夠順暢來運用電子郵件行銷。