『雲端企業郵件』應有的十項商務力

『雲端企業郵件』這六個字道出:專為”企業”量身打造的雲端郵件。既然是以”企業”角度為出發點,目前大部分的雲端企業郵件對企業來說,有確實符合使用需求嗎?

總觀市面上稱為企業雲端服務的業者,幾乎著重在郵件歸檔備份、備援服務、郵件主機代管、稽核防護服務和防垃圾信,那商務力呢? 企業最關心的不外乎兩件事:開源與節流。Email行銷最迷人的地方就是以最低的成本,達到高行銷效益來創造營收,而只有防護效應的企業郵件,似乎就顯得單薄!

雲端企業郵件應有的「商務力」,帶來的價值為:企業用戶因為使用了雲端”商務”郵件而達成開源的商務效益,此時雲端商務郵件即為行銷工具(一種為公司帶來源源不絕收入的行銷厲器,而非單純的溝通工具)

商務郵件應具備的特質如下:

1. 追蹤郵件流向:一般郵件僅具有單項式”發”的功能,寄件者完全不能掌握郵件流向,業務發出的報價單、簡報檔等同飛鴿傳書只能靜待回音。商務郵件應是雙向式,能知道自己寄出的重要資訊是否被開啟、下載檔案或點選。
2. 系統自動回報閱信狀態:目前大家仍停留在要知道客戶是否閱信,只能被動等待Outlook回條的概念,若是收件者不按Outlook的回條,寄件者永遠也不知道客戶是否閱信。商務郵件應當能將閱信狀態自動回報給寄件者,例如:當用戶設定一次Email點擊通知,往後若客戶/潛在客戶在點選重要資訊時,用戶可馬上接收系統傳來的點擊通知,馬上聯繫客戶,把握第一時間促成交易。

3. 行銷分析數據:EDM行銷亦是商務郵件中重要的一環,許多企業都發行電子報、EDM來維護客戶關係或增加產品銷售量。然而,公司想要達到高營收,最根本之道為「瞭解客戶需求」,行銷人員能藉著行銷報表(如:開啟、點擊、轉寄率、連結排名比較表、取消訂閱、開啟歷程時間圖…等多款報表),找出潛在客戶、熱門商品、每位客戶對應點擊的商品來調整行銷活動方向。

4. 結合客戶管理:EDM行銷強調分眾行銷,將Email傳送給有需求的客戶,這封信才有價值。商務郵件平台應內建小型客戶資料庫(或是能與公司資料庫做API介接),讓使用者在發信時能快速挑選發報群組。

5. 二次行銷:當客戶在瀏覽EDM時,會點擊有興趣的產品或資訊,此時商務郵件系統若能自動觸發出相關的折價卷,有助於客戶購買商品。

6. 退信原因:商務郵件系統提供多種退信原因給使用者,不但減輕客服部門負擔,也讓寄件者瞭解退信理由為何,而做調整,往後愈發愈順(降低擋信、被封IP的風險)。

7. 稽核與監控機制:Gartner認為「Google仍有不足之處,因為目前Google側重於擴大市場的能力,然而大型企業需要更複雜的電子郵件服務需求,例如金融機構就曾批評Google僅能提供小眾客戶所需的功能,且缺乏郵件監控能力。另有企業抱怨Google缺乏諸如連續性、安全與政策遵循等類別的透明化,使之難以建立更深入的關係」,此文指出gmail雲端商務郵件仍要在稽核、監控方面多加強,其實商務郵件應幫助主管監控,稽核每筆發送內容與郵件流向,讓主管了解業務狀況也減少員工流出機密文件的機率。

8. 自動保護名單機制:台灣個資法日益成熟,系統採BCC保護名單機制,不僅保護寄件者免觸法也避免了收件者名單外流。

9. 過大附件檔自動轉連結:業務人員常因附件檔過大,只能東刪西刪簡報,且許多公司拒收1M以上的附件檔。收件者因附件檔過大而無法看到完整資料或是慘遭擋信,若商務郵件系統能將過大附件檔自動轉連結,立即解決了辦公人員常發生的困擾。

10. 支援多國語系:對於從事國外貿易、長期參展的廠商,他們的客戶群可能來自世界各地,故系統應當支援多國語系,當廠商們在傳送阿拉伯文、韓文、日文…等多種外國語言編輯而成的Email時,郵件不會產生亂碼。

參考引用:http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=69804

週年慶電子報EDM行銷 <十誡>

每到年節前後,是公司行號和網拍業者發送週年慶電子報EDM的”旺季”,然而電子報EDM行銷往往夾帶著一些明顯的錯誤,小編根據發報、行銷人員常犯錯誤,歸納以下十誡:

1. 避免單一大圖做為郵件內文
為了保持美觀,許多網拍、企業的美工人員會將電子報EDM做成一張大圖,但這種由.jpg / .png /.gif檔製成的一張圖片,作為郵件內文的促銷電子報EDM,極易被收件端Mail Server判為垃圾郵件,約百分之90會直接進入垃圾桶。

其實最理想的電子報EDM內文比例是「圖文並茂」,有文又有圖的電子報EDM能有效降低進入垃圾桶的機率。其次方式是「切割大圖」 (ex.將1張圖用photo shop…等繪圖工具切成9張小圖),最後再拼成一張圖。

「切割大圖」治標不治本,只是比起一張未切割的大圖稍為好一點,故建議大家採用正規的「圖文並茂」。

2. 設定寄件信箱及回函信箱
Anti-Spam 規則猶如網站SEO的排名,隨時在改變。最近我們的技術支援團隊發現,寄件信箱及回函信箱在Anti-Spam規則中佔很高比重,若是未設立「寄件信箱」及「回函信箱」,其郵件常被歸為垃圾郵件。

3. 主旨少用特殊字元及過多疊字
在主旨放入多個特殊字元(ex.◆↙↗#%&*~?)或是過多疊字(ex.購!購!購!年終購物季!yagoo精選100樣商品為你省荷包) 較易被判為垃圾郵件,建議於標題中少用特殊字元及疊字,在正試發送前,先測試發送Email至幾個Web Mail及Desktop,檢測信件是否皆歸類為垃圾信,再依據結果來調整郵件主旨。

4. 不要濫發郵件
將促銷電子報EDM發送給許可式名單,切勿濫發郵件給未經允許的收件者。若覺得名單不夠多,您也可以詢求正派經營的公會、協會、行銷公司、社群等單位代發電子報EDM,或是將參展、研討會、業務陌生拜訪後的名片資訊匯集成為發送名單。

5. 產品連結至活動網頁
這是許多人共有的經驗:打開電子報EDM,看到一項不錯的商品(ex.鞋子),點擊後竟連到該拍賣網站的”首頁”,卻不是對應的”產品網頁”,若是網站品項繁複,很難找到這雙鞋子來進行購買。或是電子報EDM中有好玩的活動,點擊連結至網站首頁,讓會員在首頁中不斷尋找該活動網頁,不僅徒增會員找不到商品/活動網頁的困擾,也可能使商家流失這筆金流收入 / 參與活動人潮,故發報、行銷人員請將產品連結至活動網頁而非首頁。

6. 少用附件檔
週年慶電子報EDM不適合夾帶附件檔,收件者除了沒時間打開附件檔細看外,也擔心附件檔是否夾藏著病毒。建議發報人員將重要內容做成電子報EDM,引導會員至官網觀看更詳細的產品訊息。

7. 注意發送頻率
一天發送二、三次以上的促銷電子報EDM過於頻繁了,會帶給會員們被騷擾的感覺。一般而言 2~3天以上發送一次週年慶電子報EDM即可。另外,請特別注意不要重覆發送一模一樣的電子報EDM給同位會員。

8. 避免產品介紹式的主旨
比起推式的廣告電子報EDM,人們更樂意接收關於切身問題與需求的拉式實用資訊。
因此,試著以透過解決問題跟滿足需求的角度,設計主旨來吸引你的主要使用者。

Ex.主旨一. 腳臭問題不可輕忽–4M防臭噴霧2罐只要1000元!
主旨二. 腳臭問題不可輕忽–六項保健迷思,幫助你遠離腳臭!

以消費者利益為導向的主旨(主旨二)勝於產品介紹式的內容(主旨一),其產生的印象跟消費者觀感有很大的不同。

9. 放置重要的功能連結
請記得在電子報EDM內放入「訂閱」、「轉寄」及「取消訂閱」的功能連結。

  • 訂閱:收件者若喜歡您的活動,會樂意成為訂閱者,接受往後貴公司舉辦的活動。
  • 轉寄:舊會員有機會分享這則好康電子報EDM給好友們,口碑式行銷有助於增長會員。
  • 取消訂閱:請尊重不願續訂電子報者的決定,若是害怕會員流失而不放置「取消訂閱」,損失的將是企業形象。
  • FB讚與分享:新趨勢-社群網站結合Email,在電子報EDM中放入FB分享及讚的連結,增加活動曝光度。

10. 郵件內容簡潔有力
郵件內容儘量簡潔有力,帶出重點! 無需將每個活動細節全寫在電子報EDM中,電子報EDM保持淺顯而精簡,其餘的詳細說明放於官網活動頁面。而吸引人的重要內容,建議放於電子報EDM內文上方,讓會員一眼就看到你所要表達的重點。

若能避開以上常見的十誡錯誤,發報、行銷人員在運用電子報EDM行銷時,一定事半功倍!

在此也提醒大家~ 如果收到會員、客戶回覆的Email,請於24小時內快速回覆客服郵件。

另外,「內容行銷」是很好的行銷方法,截取電子報EDM上的Banner及記點明確的文案(ex.沛盛魚躍龍門專案),放於官網、Blog、粉絲團,能持續加溫電子報EDM的行銷效用。也讓閱覽過電子報EDM卻尚未購買的會員們,在看到這些”似曾相識”的banner圖案及文字後,喚起對促銷案的記憶並激發購買。