購物網站認證信與電子報發送需分開規劃

對具有基礎電子郵件管理的MIS工程師都知道,郵件是不能濫發,因為國際上有許多組織,會監督濫發垃圾郵件行為,一經逮到就會列入黑名單,要透過很麻煩的澄清過程,才能夠還回此一發送IP的清白。

電商的購物信發送

對一個大型的電商網站來說,負責的M IT S主管或工程師,他必須管理兩種不同形式的電子郵件。第一個是購買商品相關郵件發送,例如新客戶的註冊認證信、密碼更換通知信、客戶購買的確認信、客戶購買清單的通知信、運送過程通知信、或帳單通知信等等。這些是屬於電商客戶跟購買相關的行為,在這個過程中所產生交換的電子郵件,如果這個電子郵件的發送不順利,就會像我有一次在國外的一個網站上購買產品,那天是促銷的最後一天,我在晚上快12點鐘下單,買完之後到了隔天早上,足足有七個多小時我才收到它的郵件確認,害我在過程當中一直擔心是否有成功訂購,因為信用卡已經來了刷卡紀錄簡訊通知。

對大型電商系統而言,例如國內的PC Home這種等級的大型電商系統,裡面所處理的客戶購買相關email數量非常龐大,在短時間之內要發給許多的客戶,它的發送形式,由於不是一般公司內部普通對談式郵件的有限發送,這些客戶訂單是短時間的大量郵件,且是長時間大量發送不同郵件給不同客戶,這行為違反了一般正常郵件的發送習慣,因此國際反垃圾郵件組織,很可能視為是正在發送垃圾信。

對於主要的收信方,例如Google、Yahoo等這些熱門的免費郵件信箱,它們就會察覺這一個購物電商的郵件發送IP,長期的發送大量的郵件過來,這行為就像是一個發送垃圾郵件的行為,因此一不小心,就有可能被列入黑名單。

即使沒有被列入黑名單,購物電商網站還有另外一個問題,就是由於生意太好,譬如說年節的一個大促銷,客戶蜂擁而上,網站雖然為了檔期,就事先已經做了頻寬的增加處理。但是郵件的發送卻不是容易的事,要短時間之內發送大量的郵件,如果沒有事先做過妥善的安排,很可能發生的事情,就是購物車的訂購成功了,但是訂購單卻一直發不出來,就如同我前面提到的,隔了七小時才發出來。這是客戶無法接受的事情,如果不處理好狀況,很可能客戶就不再這一個電商網站下單了。

電商的電子報發送

負責電商網站的IT部門,還有一個電子郵件麻煩的事情要負責,那就是發送促銷EDM給客戶。對電商來說,要通知客戶一個促銷檔期有幾種方法,例如在臉書做廣告,透過Google廣告做宣傳,這些都是要花成本,而且不一定有效。現在已經被證實,總體而言成效最好價格又最低的方法,就是發送促銷EDM ,直接到客戶的電子郵箱裡面,客戶有沒有打開郵件,這就跟這檔促銷的業績成正相關。打開的比例越多,業績生意越好,如果這個促銷EDM對開啟率不高,那麼業績就會變差。

對大型的電商業者,它要發出去的EDM數量也相當驚人,以台灣的經驗來說,主流的大型電商例如森森百貨,他2015年止累積會員數達367萬,因此每次要發出的EDM也會超過300萬,這絕對不是一個普通的郵件系統能夠應付,一定是要透過關專門的電子郵件EDM發送系統才能夠處理。

傳統MIS如何面對電商郵件發送

對於大型電商網站,負責的MIS部門首先要處理電商訂購這邊的郵件,畢竟客戶已經要購買了,這最重要。另外還要處理廣告EDM的發送。兩個事情其實都直接連接到相同地方,就是要有辦法能夠把這些電子郵件有效率發送出去。

傳統上的辦法,是在公司內部架設郵件服務器,聘請懂得操作的MIS工程師,並購買相對的郵件大量發送專用軟體,與設定所對應的頻寬,並且需要一定數量的IP ,透過不同的IP輪流發送,才不會造成發信的IT變成黑名單。

這樣的成本其實非常昂貴,硬體成本還好,因為現在硬體便宜,但是光在硬體上的成本,若要做好load balance跟備援機制處理,硬體加作業系統、資料庫授權恐怕就要買到兩百萬台幣。另外再加上頻寬,以及負責維護的工程師,每年加一加,光是要負責維護電子郵件正常發送,可能就花超過台幣一千萬。

但是花錢有時候並不一定能夠解決問題,對業務部門來說,一檔促銷很成功他們非常的快樂,但是對於IT部門來說卻可能帶來一場災難,原先所準備的頻寬不夠用,原先的IP數量不夠用,造成某些IT變成黑名單,因此發送的量要靠其它的IT來進行,整個系統就變得又更緩慢了。所以越大型的電商系統,它所花費在處理電子郵件能否正常發送,有時候已經變成不是用錢能夠解決,是一個管理上的問題。

大型架站電商面臨的問題

沛盛資訊公司目前跟國內大型的電商建站公司進行合作,這一個知名的電子商務架站公司,裡面有無數多知名的電商平台在上面,它的難度又超過原本只是一家電商網站,因為裡面每一個電商的域名都不一樣,但是大家想做的檔期都很接近,幾乎是在同一個時間裡面,譬如說中秋節來做促銷。

原本它們在公司的郵件系統會透過不同的域名發送大量的郵件,但常造成黑名單。於是最後就變成電商的在架站宣傳做得很好,但是每當要做促銷的時候,不但購買認證信發不出,甚至新客戶的註冊信,通通都收不到,簡直是一場巨大無比的災難。

沛盛資訊的做法

沛盛資訊公司是國內最大發送電子郵件EDM的公司,我們來自矽谷的獨門推播技術,可以在1小時之內發送超過五百萬封郵件,這樣的發現速度絕對是世界級的等級,要發送信件給全台灣的郵件信箱,譬如說一千萬個郵件信箱,也只要兩小時就全部做完。那為何我們系統要做得這麼快呢?因為很多我們沛盛資訊的客戶都是世界級的客戶,不只要發給台灣還要對外發給全世界的客戶,因此它發送數量極高,也只有沛盛這種高速的能力才能夠滿足。

解決前面提到的電商開店時所遇到註冊郵件認證、商品訂購等這類型的信件,以及發送EDM的信件。對於一個電商公司來講,這兩份的郵件要分開成不同的群組用不同的服務器跟IP來發送,才不會造成一邊的行為干擾到另外一邊的運作。以前面沛盛資訊跟著台灣大型的電商架站公司合作案例來看,由於沛盛本身就具有大量發送郵件的能力,我們的頻寬足夠,我們的IP數量也足夠。因此透過我們的系統來做發送,我們可以分配電商做客戶端的購物,有專用的IP以及頻寬,確保購物認證信都不會丟失,而且可以即時發出。另一方面我們切割出足夠使用的頻寬跟IP,給發送EDM的部分來使用,確保即使一天之內發送數百萬方的EDM,而且是來自不同的域名,都能夠順利送達他們的目的地。

透過沛盛來進行上述這樣的電商系統郵件方案,相較於傳統電商公司自己從架設硬體到軟體,從頻寬、IP的設定,到黑名單的防範,沛盛資訊由於聚集了專業的工程師,專精在電子郵件領域,而且由於服務台灣廣大的客戶群,因此在經驗上以及頻寬、IP數量級等,都比電商公司自己管理具有更高的效率。

把專業的事情交給專業進行,大量電子郵件發送,沛盛資訊就是專業。

從私雲到公私混合雲的EDM發送規劃

對於大型企業來說,如果會員人數龐大,例如一天電子報發送量達到百萬以上,通常就會考慮以自建私有雲的方式來做發送。這是購買沛盛資訊的OMICard EDM發送系統,安裝在公司自有的服務器,由公司的資訊人員負責管理做技術上的維護,再提供行銷部門做EDM郵件發送。

由於沛盛資訊掌握著大型郵件發送技術,因此我們有許多協助企業客戶建立私有雲的經驗。但隨著互聯網技術的演進,透過雲端來提供服務,已經是普遍可以被接受的方法。企業會繼續自建私有雲的架構,多半是來自資訊安全的考量,但是由於私有云的建設費用龐大,以及公有雲的資安技術日漸提高,越來越多的沛盛資訊客戶,採用介在中間的公私混合雲方式,來做大量EDM的發送。

私有雲成本

對於企業來說,一開始採用私有雲的架構,而不是透過沛盛資訊的公有雲來發送,主要就是想節省經費。因為公有雲的電子報發送是以每封來計費,如果發送量很大那麼費用就非常可觀。反之如果使用私有雲的方式,整個系統建置完成之後,想要發多少封EDM就可以發多少封。

但是私有雲的建設成本一點也不低,先撇開沛盛資訊的OMICard軟體購買成本不談,首先就是購買伺服器的硬體成本,而一台伺服器的成本攤提約為五年,五年之後基本上也不堪用,需要重新更換設備。除了硬體設備之外,伺服器裡面還需裝設微軟的作業系統,一般都是安裝服務器作業系統,而不是普通電腦像是Win10等作業系統。

有的硬體有了作業系統,接下來就是資料庫了。可以選擇的安裝的資料庫種類非常多,從Oracle、微軟SQL Server到免費的MySQL都可以,以大型公司而言一般都不會採用免費的資料庫,因為後續可能多出更多維護上的需求。因此多半會採用商業化的資料庫,常見為微軟的SQL Server。

沛盛資訊的OMICard、微軟服務器作業系統,再加上資料庫,軟體的設備就差不多了,接下來就要進行一段系統的安裝跟調教,也要花一段時間才能做完。

頻寬與工程師費用

以上的這些軟體跟硬體的費用,要看硬體的效能來決定是一台機器還是兩台機器,另外還要看公司的需求,來決定是否還要有備援的設備,防止機器如果出問題的時候,電子報發送不會受到影響。

接下來便是頻寬的建置了,既然是要發送大量的電子報,對外的頻寬便不能少。雖然隨著時代的演進,頻寬的費用是越來越便宜,但數量一大,仍然是相當可觀的支出。

上述的這些軟體硬體頻寬等支出,其實還不是最貴的,最貴的是要有工程師來負責這些設備的運作,以及往後長期的維護。相較起這些軟硬體設施,工程師人的費用才是最貴。

但其實麻煩的是,有了這些軟體硬體以及工程師,由於發送電子報數量只要很大,就要隨時留意發送IP的信用評價狀況,是否會被列入國際組織的垃圾信黑名單。因此同一個IP不能一直使用,需要有許多不同的IP輪流交替做使用。這是一個動態的流程,需要經常地進行管理。

因此以私有雲的方式進行大量電子報的發送,如果沒有去計算這些全部的費用,一開始可能會覺得交給公有雲的系統做發送費用太高,但是把我們提到的這一些軟體硬體、工程師、頻寬以及維護都加進去,一年差不多要編列300到500萬的預算。

以沛盛資訊的經驗私有雲的建置,如果不是它發送量每天都發送,讓系統的利用率都一直保持在相當高。如果只是每週發一兩次,或是一個月只有幾天的巔峰期,其它的時間都閒置,那麼這種狀況下,它的系統一定沒辦法維護的很好,投注在私有云的軟體、硬體、工程師以及頻寬,這些龐大費用無法做到合理的攤提,並不適合作私有雲架設。

混合雲架構

對於這一些不適合做私有雲的建置,但是對於資訊安全要求又比較高,例如證券金融業的客戶,沛盛資訊另外提供一種混合雲的架構。以這樣子的架構之下,發送EDM仍然透過沛盛公司的公有雲系統做發送,但是在郵件的生成,這是透過原本公司內部系統,發送名單透過加密之後傳送到沛盛資訊做發送,發送客戶的名單完全是保密,沛盛資訊也無從得知究竟是發送郵件給誰。這樣子的公私雲加密方式,它的安全度高,已經獲得了國際級的證券金融大客戶所認可,進而採用沛盛資訊的混合雲作為證券資訊的發送。

建設私有雲的發送,是一件投入的資源相當高,後續的維護費用也很驚人。但是透過沛盛資訊的公司混合雲架構,既可以達到私有雲的安全性,又可以享有公有雲系統的方便性。不虛字型建構所有的軟體、硬體、以及維護工程師等費用。公私混合雲的架構,適合系統發送量較大,正在評估建設私有雲的企業做參考。

不怕一萬只怕萬一的軟體維護合約

適用客戶: 買斷產品在自家公司自建系統發送信件的客戶。

沛盛資訊作為台灣大型的電子報發送軟件提供商,所提供的軟體都會擁有產品保固,但是對於客戶來說,到底產品保固是保固什麼服務,其實很多客戶對這部份還是充滿著很多疑問。

首先要介紹我們軟體提供的產品保固,保固內容為產品每年不定期的檢修與更新,檢修內容包含:
1、同版本程式除錯修正參數調整(Hot fix)。
2、退信分析資料庫更新。
3、同版本文件電子檔(PDF)更新。
4、線上退信分析諮詢服務。
5、遠端連線系統障礙排除服務。
另外也提供電話跟郵件的技術支援。

常見的技術支援需求

大量電子郵件的發送,牽涉到IP地址是否能順暢發送,是一個動態的過程。我們經常遇到的客戶技術支援需求,就是查詢為何郵件發送都被退信,這時候就要檢查發信IP是否有被列為垃圾郵件黑名單,要在不同的防治垃圾郵件組織中去做查詢,並申請刪除黑名單。

另外為了提高郵件發送率,有關DKIM、DMARC這些設定,也是常見的技術支援。

計次的技術支援

簽訂維護合約的規範是第一年免收取維護費,我們是從次年(第二年)才開始收取產品(採購價的15%),並提供如果有需要其他項目的工程服務(單次叫修):
1. 全新安裝 – 預估工時6/h
2. 移機 – 預估工時4/h
3. 重建資料庫- 預估工時5/h
4. 搬移資料庫- 預估工時5/h
5. 一般叫修 – 預估工時3/h

遠端及到場服務單位工時價格表 (2017年版本)
有維護合約(非在保固範圍之內的工時價目):
單位價格 諮詢服務 遠端連線服務 到場服務
工時單位價格(平日) NT. 2,000 / hr NT.3,000 / hr NT. 4,000 / hr
假日及非上班時間 NT. 3,000 / hr NT.5,000 / hr NT. 6,000 / hr

無維護合約

單位價格 諮詢服務 遠端連線服務 到場服務
工時單位價格(平日) NT. 3,000 / hr NT.6,000 / hr NT. 8,000 / hr
假日及非上班時間 NT. 6,000 / hr NT.8,000 / hr NT. 10,000 / hr

備註事項:
1. 依行政院公告上班日(周一至周五)09:00~18:00,其餘視為假日時段。
2. 叫修費用付款以當月結算現金票支付。
3. 付費叫修計費基本工時從2小時起。

計費方式有分兩種(有維護合約 & 無維護合約),沒簽訂維護合約的買斷客戶都還是可以使用我們的系統做發送,只是當系統有問題需要協助解決時,有簽訂維護合約客戶,就會依照工程師來判斷問題之後,評估情況的等級如可以免費檢測跟諮詢,而沒簽訂維護合約的客戶就會需要酌收些許服務費用。其實這部份就是保護有簽訂維護合約的客戶權益。

維護合約像是買保險

大部分買斷客戶都會簽訂維護合約,來保障自家的產品,以預防當需要做一些工程服務時,卻沒簽訂這項維護合約,而失去了原本該有的權益跟保護。這種邏輯就如同我們會買保險一樣,當沒發生任何的意外事情時,買到保險的感受就沒有那麼的強烈! 但當某一天發生了緊急事件、意外,這時保險的效用真的就保護了自己本身與身邊家人的唯一很重要的保障。

維護合約的簽訂就像幫系統買一份保險、買一份保障,軟體的產品需與硬體相搭配合即能達到最好的運作方式,但有時產品會發生一些突發狀況,是在我們自己未料之中的。此時,早已簽訂了維護合約保障了產品,我們工程單位會在及時協助幫忙客戶解決困難,評估後如不需要額外付諮詢的費用,這也是許多買斷客戶了解的一個方面,所謂不怕一萬只怕萬一買系統就是把維護合約簽訂好。